ניהול ציי רכב בשילוב הטכנולוגיה / אריה חממי 

בזמן שהינך יושב וקורא את השורות שלפניך, מתרחשים בארגון, אותו אתה מנהל, מאות פעולות ותהליכים המפוקחים על ידך באופן מלא, חלקי, או שאינם מפוקחים כלל.  כראש ארגון מקצועי, אתה מבקש לנהל תהליכים אלו דרך הכלים ההיררכיים והנהליים הקיימים בארגון, דרך ביזור סמכויות וקביעת מסגרות אחריות וסמכות, ולא לשלוט בכולם באופן אישי.  אולם, מאידך, במקרים בהם ישנה חריגה מכללי הנורמה המקובלים, או בנקודות זמן בהן יש צורך במעורבות מיוחדת על מנת לפתור משברים או לתת פתרונות מיוחדים, קיימים שני נתיבי פעולה אפשריים:

• אתה יכול לבחור להמשיך לנהל את המשבר/המצב המיוחד דרך המערכת והנהלים הקיימים.
• באפשרותך לבחור לצלול אישית אל תוך נבכי המערכת ו'לדלג' על הדירוג ההיררכי, ולמעשה לגעת ישירות בחומר הגולמי, לנתח אותו ולתת את הפיתרון המקצועי ביותר לנקודת הזמן הנוכחית.

הבעיה: שתי אפשריות אלו הינן לגיטימיות וניתנות לביצוע, אולם יכולתך, כמנהל, לבחור בדרך השניה מותנית בכך שבארגונך קיים תיעוד של הפעולות הנעשות, וקיימת מודעות של עובדיך לכך שפעולותיהם ניתנות לניטור, ניתוח ותחקור.  במידה ואין לארגונך את יכולת התיעוד והניתוח, אתה למעשה עלול לעמוד חסר אונים מול מצב משברי ללא הכלים המאפשרים לנתח את האירועים שהובילו להמהלך ומכאן את הדרכים האפשריות לפתרונו.  מצב זה הופך אותך, כמנהל, לתלוי בידע, בניסיון ובנתונים הקיימים בדרגים המקצועיים בארגון ולמעשה למעין 'בן-ערובה' של דרגים אלו.

מגבלות הפיתוח הארגוני: כאשר ארגון בוחר בתהליך של פיתוח ארגוני הוא למעשה מבקש להביא את הארגון למצב של היררכיה ארגונית ברורה וחלוקה בהירה וניתנת לבקרה של אחריות וסמכות.  מהותה של תמונת סיום זו היא ארגון שניתן לנהל אותו בפשטות רבה כלל שניתן ושניתן לעקוב בו על שינויים, צרכים ודרכי התגובה הנבחרות.  אולם, תהליך זה אינו מספיק כדי לענות על הבעיה שהועלתה לעיל.  תהליך הפיתוח הארגוני ישפר מהותית ארגונים כושלים, אך עדיין לא יאפשר להם 'לעקוף' את המערכת ההיררכית שאותה בנו. 

הפיתוח הארגוני לבדו אינו מאפשר למנהל הארגון כלים תיעודיים וניתוחיים המשפרים את יכולתו לעקוב ולבצע בקרה שוטפת של תפקוד הארגון וניהול זמן אמת של מצבי משבר.בעיה זו מקבלת משנה תוקף כאשר אנו עוסקים בארגונים בהם יש לדרגי הנמוך של העובדים חופש רב יחסית, כגון בחברות המתפעלות ציי רכב (אינם שוהים במהלך עבודתם במשרד ולכן הקשר איתם והיכולת לפקח עליהם בצורה אפקטיבית נפגע משמעותית).  בארגונים אלו, בהם מוטת השליטה רחבה ופועלים בהם גורמים עצמאיים רבים הופך כל עובד למעין מדור בפני עצמו בו נדרש לשלוט ברמה מינימלית על מנת לוודא שהמשימה מבוצעת ביעילות ופשטות.  חוסר יכולתו של המנהל לשלוט בעובדים אלו או לכל הפחות, להבהיר להם שיש בידו את הפוטנציאל לשלוט בהם, יוצרת תלות מיידית שלו באותם דרגים ומחלישה משמעותית את יכולת האכיפה של הנהלים שנקבעו בתהליך הפיתוח הארגוני.

שילוב המענה הטכנולוגי: במקרים הבעייתיים לעיל, נדרש לארגון רובד נוסף של פתרונות, שחלקו בא לידי ביטוי דרך מתן מענה טכנולוגי לפערי התיעוד, הניתוח והשליטה.  להלן יוצגו מספר סוגים של פתרונות טכנולוגיים מאפשרים מענה לתחומים שונים הקשורים בתהליך הניהול של ציי רכב.
משמעת – נהגים בציי רכב, בעיקר הבעייתיים שבהם, נוטים לעבור באופן תדיר בין חברות הסעים, וזאת בעיקר בשל בעיות התנהגות וחריגה מנורמות מקובלות.  יכולת מעקב שוטף אחר נהגים אלו יאפשר להקטין משמעותית את הסיכון בקבלה של נהג חדש, וזאת בשל כך שהנהג ידרש להביא עימו גיליון מעקב משמעת מהארגון הקודם בו עבד.  בנוסף, הארגון בו עובד הנהג יכול לבצע מעקב שוטף על רמת המשמעת של הנהג, רמת הבטיחות שלו וקריטריונים נוספים המאפשרים לבודד את הנהגים הבעייתיים ולטפל בהם באופן ממוקד.  כיום קיימת תוכנת מעקב משמעת המאפשרת לבצע את ניהול הפרמטרים לעיל והמאפשרת מעקב שוטף אחרי התנהגות הנהג.
בקרת מנוע – מערכת בקרה המאפשרת לנטר את פעילות המנוע, לזהות תקלות או פוטנציאל תקלה מבעוד מועד, ולנהל את שגרת הטיפולים ברכב באופן מסודר ויעיל.  בנוסף, מאפשרת בקרה על שעות המנוע והקטנת רמת השחיקה והבלאי של המנוע ובכך מקטינה את עלויות התחזוקה השוטפת (לדוגמא:  במידה וניתנה הנחיה לנהגים כי המתנה לנוסע תהיה ברכב כבוי, על מנת לחסוך שעות מנוע, אזי תוכנה זו תאפשר את הפיקוח על ביצוע ההנחיה).
בקרת דלק – תוכנה המאפשרת בקרה, תיעוד וניתוח של צריכת הדלק ברכב, ובכך משפרת את יכולת האיתור של רכבים בעלי בעיה במערכת הדלק, גניבות דלק ע"י נהגים וכו'.
בקרת נתיב ומהירות – פרמטר זה מאפשר בקרה, תיעוד ותחקור נתיב הרכב ומהירותו, ובכך למעשה כופה על הנהג לנהוג ביעילות מקסימלית ובצמוד להנחיות ולנהלים המחייבים בחברה.  יתרון נוסף הוא בעת התרחשות תאונה: במצב זה ניתן לבצע תחקיר מהיר המבוסס על נתוני אמת ובכך להגיע לסיבות האמיתיות להתרחשות התאונה ולסייע לאיתור הגורם האחראי לתאונה.
בקרת שינויי נהיגה – בקרה זו מזהה שינויים משמעותיים באופי נהיגת הנהג ומעבירה התרעה מיידית על כך למנהל המשמרת.  התרעה זו מאפשרת למנהל לברר את הסיבות לשינוי ולמנוע התרחשות תאונה עקב התנהגות פרועה על הכביש, נהג עייף או תחת השפעת אלכוהול.
ניהול משרד ממוחשב – תהליך זה הופך את ניהול הארגון למתועד, מגובה ויעיל.  מהלך זה כולל מעבר לניהול רשתי ממודר של המידע העיסקי, טיפול ברמת החשיפה של הארגון לגורמים בלתי מורשים מחוץ לארגון, מענה לגיבוי קבצים ומסדי נתונים, וכן מאפשר עבודה משותפת על קבצי ונתונים ובכך מקטינה את רמות הכפילות ומרחב הטעות בארגון.
בקרה על מערכות קשר וטלפוניה – המערכות הקיימות בשוק מאפשרות הקלטה של השיחות בקבצים מקוטלגים, שניתן לאתרם במהירות ויעילות.  ניתן לשלב במערכת יכולת זיהוי של מילים ומשפטים ובכך לאפשר בקרה שוטפת על אופן הדיבור של אנשי הארגון, זיהוי מצבי סכנה בזמן אמת וכן בירור של תלונות לקוחות על יחס בלתי ראוי.  למערכת זו יתרונות נוספים רבים בהם ניתן להשתמש בתחום השיווק ומיצוב החברה.

סיכום: מערכות הניהול והשליטה הקימות כיום מאפשרות לנטר באופן ממוחשב את פעילות הנהג ובכך לשפר את יעילותו ואת בטיחותו.  בנוסף, מאפשרות מערכות אלו לתת מענה של מיגון, איתור, בקרה ודיאגנוסטיקה המתורגמים לשיפור רמת תקינות הרכב, ייעול אחזקתו ושיפור יכולת ההתמודדות עם גניבות חיצוניות ופנימיות.  מערכות נלוות מאפשרות ניהול מעקב אישי אחר ביצוע השתלמויות, רמות מיומנות, קורסים, רמת משמעת, ביצוע טסטים שעות שינה וכו'.  רמת השליטה והבקרה אותן מאפשרות המערכות הטכנולוגיות הינה גבוהה ביותר וכוללת את כל ההתראות הנדרשות יחד עם מידע ניהולי שוטף, מידע אישי על הנהגים ויכולת חיבור מערכת הכספים לצורך הגדלת הבטיחות ומיצוי מירבי של המערכות. 

יש לציין כי בארגונים שיישמו את המענה הטכנולוגי הכולל, זוהה חסכון של עד 30% בעלויות השוטפות תוך החזר השקעה מהיר.

אולם, על אף כל היתרונות, חשוב לזכור כי אמנם ניתן להשתמש בטכנולוגיה לטובת הארגון, אך המענה הטכנולוגי מהווה רק מענה משלים ואינו תחליף למערכת ארגונית בריאה.  שילוב נכון של פיתוח ארגוני עם מענה טכנולוגי ושימוש מושכל בהם, ישפרו משמעותית את רמת היעילות, הריווחיות, רמת המשמעת ורמת הבטיחות בארגון וכן את רמת תפקודם הכללית של העובדים בארגון.